Diversos motivos podem levar uma empresa a fechar as portas, mas, geralmente, o insucesso resulta da combinação de quatro fatores principais: a situação do empresário antes da abertura, o planejamento precário, a incapacidade para gerir o negócio e a própria gestão. A pesquisa Sobrevivência das Empresas no Brasil, publicada pelo Sebrae em 2016, mostrou que a falta de conhecimento sobre o mercado e sobre a própria empresa é determinante para o encerramento das atividades.

Por isso, tanto se fala sobre a importância de uma gestão baseada em indicadores. De acordo com o artigo Sistema de indicadores: uma introdução, escrito pela pesquisadora Rita de Cássia do Vale Caribe, os resultados definidos para uma organização são representações de conceitos, desejos e objetivos que ela pretende obter. E para entender um resultado, é necessário que haja indicadores que o tornem mais palpável e, com isso, passível de ser comparado. Para estimular os micro e pequenos empreendedores a criar uma cultura de gestão por indicadores, o Sebrae Minas desenvolveu o Focus.

Trata-se de uma ferramenta simples, que pretende ajudar os empresários a mensurar os indicadores importantes para a gestão, a partir das informações fornecidas sobre o negócio. “Ao conversar com os sócios das empresas, percebemos que muitos não sabem apontar, por exemplo, as razões para a queda no faturamento. Com os indicadores corretos, essa explicação fica mais clara e é possível traçar estratégias mais acertadas”, afirma Victor Mota Ferreira, analista do Sebrae Minas. Além disso, o Focus pretende ser um grande de banco de dados sobre o cenário empreendedor no país, criando parâmetros de comparação de desempenho entre empresas do mesmo setor. Isso resolverá um dos desafios apontados por Victor na hora de definir os indicadores: a ausência de uma base para listar as metas a serem cumpridas.

A experiência mostra que, hoje, muitas dessas variáveis são apontadas de forma aleatória, uma vez que a gestão ainda obedece ao padrão tentativa e erro. “Ter uma gestão por indicadores, que possibilite medir os resultados, leva o empreendedor a estabelecer relações de causa e efeito, que podem ser analisadas para se saber o que levou ao resultado”, diz. Foi com base nesses indicadores que Laira Alves Pereira, proprietária da Laira Alves Make Up, conseguiu estruturar melhor a empresa e traçar planos para o futuro. Formada em Nutrição, ela se descobriu após fazer um curso de maquiagem. Seu primeiro emprego na área foi justamente na loja da qual é proprietária atualmente, em Itaúna, no Centro-Oeste de Minas. Depois de quatro meses, virou sócia. E, há três anos, segue sozinha comandando o negócio. “Cheguei sem saber nada, mas não ignorava o fato de que precisava aprender a ser uma empreendedora. Foi quando procurei a ajuda do Sebrae e eles me apresentaram o Gestão Competitiva, metodologia que utiliza a ferramenta Focus para análise de indicadores”, diz.

As consultorias começaram em dezembro de 2018 e ajudaram a identificar os indicadores necessários para a gestão do negócio. O mais importante, porém, foi a mudança de mentalidade. Ter os números em mãos encorajou Laira a tomar decisões de forma mais consciente e a traçar metas reais para seus funcionários. Esse é, inclusive, o principal objetivo de uma gestão baseada em indicadores. “Quanto menos informação o empreendedor tem para tomar decisões, mais difícil é. O Focus torna esse processo mais simples, facilitando para que empresários com pouca estrutura e pouco conhecimento possam utilizá-lo”, explica o analista do Sebrae Minas. Ou seja, a gestão por indicadores deve ser a base da gestão. Qualquer empresa, por mais simples que seja, precisa acompanhar esses números para ter uma visão ampliada do negócio. O próprio nome do programa, inclusive, é uma pista do que se pretende fazer.

Ao apontar as tendências de mercado, ele possibilita que os empreendedores se debrucem sobre as verdadeiras causas dos problemas que os impedem de crescer. Se há um segmento em que a taxa de conversão dos consumidores é baixa, por exemplo, pode-se buscar alternativas para melhorar esse indicador. Até mesmo para o Sebrae Minas essa é uma ferramenta útil, pois ajuda a detectar quais são as consultorias e capacitações de que o empresário realmente precisa, o que favorece a criação de um ambiente ideal para o desenvolvimento pessoal e empresarial. É o que está ocorrendo com Laira. Graças às análises dos indicadores, ela implantou uma série de melhorias, tanto no ateliê de maquiagem quanto na loja, incluindo a possibilidade de explorar marcas e produtos com os quais não trabalhava. “O programa é bem completo e mudou até mesmo a forma como vejo minha empresa. Hoje sei o que os indicadores estão me informando e no que posso melhorar. Tenho o sonho de virar uma franquia de sucesso na região e, se não tiver as informações necessárias para dar esse passo, sei que não vou para frente”, conclui.

DECISÕES CONSCIENTES

O Focus vem sendo utilizado por cerca de 130 empresas mineiras.

Atualmente, ele permite analisar os indicadores a partir de quatro variáveis: resultados obtidos pela empresa, resultados de um grupo específico de projeto e as médias do segmento no Estado e no Brasil. “Isso ajuda a melhorar a gestão e criar parâmetros de desempenho. Por enquanto, a base ainda é pequena para falarmos sobre tendências de comportamento de mercado, mas em breve isso será possível”, explica Victor. É um sistema que as empresas podem utilizar livremente, mas o Sebrae Minas sabe que só disponibilizar a ferramenta pode não ser suficiente para alguns empresários e, com isso, desenvolveu metodologias de consultorias a distância e presenciais para orientá-los. Ariane Galdino e Leonardo Mendes, sócios da Cris Jóias e da Classic Men’s Club, já mantinham contato com o Sebrae em Montes Claros, no Norte de Minas, antes mesmo da chegada do Focus.

A joalheria está no mercado há 11 anos e foi a primeira experiência de ambos como empreendedores. Há um ano e meio, eles também adquiriram uma empresa de roupas e mudaram completamente o negócio a partir dos conhecimentos adquiridos nessa trajetória. A mudança na visão estratégica veio quando Ariane participou do curso Bootcamp, promovido pelo Sebrae Minas há cerca de dois anos. “Durante a capacitação, tive muitas ideias e quis colocá-las em prática. Mas, para isso, vimos que era importante ter números. Passamos, então, a analisar o comportamento dos clientes para embasar nossas decisões”, diz. Em uma reunião com consultores do Sebrae Minas, ela viu que sua intuição apontava para a direção correta e foi apresentada ao Focus. O sistema ajudou os sócios a se organizarem e a ter maior atenção aos dados. Com eles em mãos, fica mais fácil conversar, comparar e tomar decisões estratégicas. “É interessante para ver se você está no caminho certo ou não. Você vê até os gargalos da equipe, as diferenças de atendimento. Tudo isso é importante para fazer uma boa gestão”, afirma. Quando adquiriram a loja de roupas, a experiência com a gestão por indicadores foi decisiva.

O fato de terem começado com uma estrutura organizacional bem definida possibilitou que, em pouco tempo, a equipe incorporasse a cultura que a dupla pretendia imprimir ao negócio. Dessa forma, todos os relatórios são ilustrados por gráficos que mensuram a atuação de cada um, e o feedback dado à equipe é baseado nos dados obtidos. Isso possibilita, inclusive, tomar decisões mais delicadas.

Ao analisar os números, Ariane e Leonardo chegaram à conclusão de que a melhor decisão era reduzir a equipe empregada em uma das joalherias e investir mais nas vendas online. Com a crise provocada pela Covid-19, a decisão tem se mostrado ainda mais acertada. “Não tem como tomar decisões sem ver os números, enxergar o cenário completo. O empreendedor moderno, que quer se manter no mercado e ser um bom líder, precisa buscar conhecimento e se basear nesses dados”, recomenda.

E, no futuro, a base de informações disponível aos empreendedores será incrementada. A segunda versão do Focus foi concluída em abril deste ano, e novas funcionalidades serão incorporadas à ferramenta até o fim do ano. A proposta é levá-la para além das fronteiras de Minas e alcançar empresas em todo o Brasil, pois só com o uso em alta escala será possível ter comparativos mais certeiros sobre o desempenho de diversos setores da economia. “É um caminho sem volta, pois ter um controle dos indicadores muda para sempre a forma como o empresário enxerga seu negócio.

Quem experimenta não abre mão do Focus”, afirma o analista do Sebrae Minas.

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Para o nosso grupo o sistema Focus veio como a orientação que precisávamos para ficar ainda mais em cima dos números e rever processos de obtenção de indicadores. Não dá pra tentar crescer sem controle, não dá pra julgar o comportamento do cliente ou da empresa no mercado por achismos, faz-se necessário colocar a mão na massa e olhar bem de perto o que se passa na estrutura dp seu negócio, avaliar, analisar e também ficar de olho nos números do seu setor.

E isso o Focus entrega, você fica por dentro de ticket médio, número de itens vendidos mês, e várias outras informações específicas do varejo. Saiba em no site do Sebrae - Focus.

Ariane Galdino